STEL JE VOOR: een startup met een hoog verloop in de workforce heeft regelmatig medewerkers die voor relatief korte tijd bij het bedrijf werken. Deze medewerkers krijgen toegang tot alle benodigde bedrijfsmiddelen, waaronder gevoelige gegevens en interne systemen. Omdat het bedrijf nog relatief klein is, wordt er weinig aandacht besteed aan het creëren van een adequaat offboarding proces. Één van de ex-medewerkers, die met een wrokkig gevoel bij het bedrijf vertrekt, realiseert zich dat hij nog toegang heeft tot vertrouwelijke bedrijfsinformatie en neemt de gegevens mee naar zijn nieuwe functie bij een belangrijke concurrent van het bedrijf. Deze zet leidt tot een juridisch geschil, verlies van klanten en reputatieschade voor de startup.
Het opzetten van een effectieve on- en offboarding strategie is van cruciaal belang voor bedrijven. Deze on- en offboardingstrategieën spelen niet alleen een rol bij het verwelkomen van nieuwe medewerkers, maar ook bij het zorgvuldig beheren van hun toegang tot bedrijfsmiddelen en het veilig verwijderen van die toegang wanneer ze vertrekken. In dit artikel zullen we de voordelen van een goede onboarding en offboarding toelichten.
Het doel van de on- en offboarding 🎯
Een goede on- en offboardingstrategie zorgt ervoor dat de toegang tot systemen en gegevens van een bedrijf gedurende de gehele levenscyclus van een werknemer goed worden beheerd. Dit wil zeggen dat iedereen binnen het bedrijf, vanaf het moment van werving tot aan het vertrek, toegang heeft tot precies datgene wat hij nodig heeft om zijn werk uit te voeren. Niet meer, maar ook niet minder. Dit betekent dat wanneer een werknemer geen toegang meer nodig heeft tot bepaalde gegevens, bijvoorbeeld omdat hij het bedrijf verlaat, deze toegang ook ingetrokken wordt. Een goede on- en offboardingstrategie komt daarmee de veiligheid, continuïteit en productiviteit van een bedrijf ten goede.
Kritieke fase ⚠️
STEL JE VOOR: je bent een nieuwe medewerker in een bedrijf en komt op je nieuwe kantoor voor een spannende eerste werkdag. Je bent enthousiast en staat de popelen om gelijk aan de slag te gaan. Maar gedurende dag loop je continue aan tegen technische problemen: er is nog geen laptop, de inloggegevens werken niet, er is nog geen toegang tot bepaalde apps. Hoewel sommige punten relatief snel worden opgelost, blijf je ook in de daaropvolgende weken steeds tegen technische problemen aanlopen waarbij je niet bij bepaalde programma’s of bedrijfsgegevens kunt. Het resultaat is een frustrerende onboarding die ervoor zorgt dat je niet goed van start kan en zelfs weken na je startdatum je werk nog niet optimaal kunt uitvoeren.
Het onboarden van nieuwe medewerkers is dan ook een kritieke fase in het opbouwen van een sterk en productief team.
Een goede onboarding 📈
Effectieve onboarding zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers snel toegang hebben tot de tools en informatie die ze nodig hebben om effectief te kunnen werken. Het creëert een soepel proces waardoor de medewerker alles nodig heeft wat nodig is en snel aan de slag kan.
Warm welkom 🤗
Door van de onboarding een soepele ervaring te maken, kan dit een gevoel van een warm welkom creëren bij de medewerker. Zo garandeer ja een fijne eerste dag, wat bijdraagt aan het creëren van ambassadeurs voor je bedrijf.
Beveiligingsrisico 🛡️
Hoewel je bij de onboarding mogelijk in eerste instantie denkt aan de productiviteit, kan het ontbreken van een goede onboardingstrategie ook een risico vormen voor de beveiliging van een bedrijf. Het instellen van de beveiliging van het apparaat en de regels waar bijvoorbeeld wachtwoorden van de medewerker aan moeten voldoen, horen namelijk ook bij de onboardingstrategie. Zo voldoen alle devices van begin af aan, aan de beveiligingsvereisten.
Compliance 📋
Ook een cybersecuritytraining kan passen binnen de onboardingstrategie van jouw bedrijf. Zo zorg je er én dat de medewerker weet hoe om te gaan met cybersecurity en bijbehorende risico’s. Goede onboarding zorgt er zo voor dat medewerkers op de hoogte zijn van bedrijfsregels en wettelijke vereisten op het gebied van data en veiligheid.
Gestructureerd proces 📚
Wanneer een medewerker het bedrijf verlaat, is het van groot belang om een gestructureerd offboarding proces te volgen. Het ontbreken van een effectieve offboarding strategie voor medewerkers die een bedrijf verlaten, zorgt er namelijk voor dat voormalig werknemers onbedoeld lang toegang houden tot bedrijfsvertrouwelijke informatie. Hoewel dit lange tijd goed kan gaan, hoeft het maar één keer verkeerd te gaan om grote schade aan te richten. Het gebrek aan een adequaat offboarding proces vormt dan ook een belangrijk beveiligingsrisico voor een bedrijf.
Terugtrekken van toegang en bedrijfsmiddelen 🔐
Een goede offboardingstrategie zorgt ervoor dat de toegang van voormalige medewerkers tot bedrijfsmiddelen onmiddellijk wordt beëindigd wanneer het contract afloopt. Ook bedrijfseigendommen, zoals apparaten en toegangskaarten, worden op dit moment gelijk teruggevorderd. Een goed doordachte offboarding strategie zorgt er daarmee voor dat een bedrijf snel de toegangsrechten kan intrekken en dat voormalige werknemers geen gevaar vormden voor de bedrijfsbeveiliging.
De Rol van MDM 📱
Mobile Device Management (MDM) is een essentieel hulpmiddel in de IT-kant van on- en offboarding. MDM-software stelt een bedrijf in staat om alle devices effectief te beheren en te beveiligen. Dit is met name belangrijk omdat veel medewerkers hun eigen apparaten (bring your own device, BYOD) gebruiken om toegang te krijgen tot bedrijfsbronnen.
De voordelen van MDM ⚙️
MDM heeft veel voordelen als het gaat om je on- en offboarding.
- ⚙ Apparaatconfiguratie: MDM maakt het mogelijk om apparaten snel in te stellen en te configureren volgens de beveiligingsnormen van het bedrijf.
- 🔐 Beveiligingsbeleid: MDM handhaaft strikte beveiligingsbeleidsregels, zoals wachtwoordvereisten en versleuteling, op apparaten om gegevens te beschermen.
- 🛠 App-beheer: MDM maakt het mogelijk om bedrijfsapps te distribueren en te beheren, waardoor medewerkers toegang hebben tot de juiste tools.
- 🗺 Tracking en Lokalisatie: MDM biedt de mogelijkheid om verloren of gestolen apparaten te lokaliseren en op afstand te vergrendelen of te wissen. Dit heeft bij een van onze klanten zelfs tot terugkeer van het gestolen apparaat geleid.
Lees HIER meer over de voordelen van MDM.
Automated Device Enrollment
Automated Device Enrollment is een andere tool die het onboarding proces aanzienlijk vereenvoudigt en verbetert. Het stelt een bedrijf in staat om Apple apparaten, zoals Mac, iPhones en iPads, naadloos en veilig in te zetten voor medewerkers.
De voordelen van Automated Device Enrollment
- ✨ Zero-Touch Deployment: Apparaten kunnen worden geconfigureerd zonder dat medewerkers ingewikkelde stappen moeten doorlopen. Dit minimaliseert de fouten en bespaart tijd.
- 🔐 Beleidsbeheer: Beveiligingsbeleid kan automatisch worden toegepast tijdens het configuratieproces, zodat apparaten direct voldoen aan de vereiste beveiligingsnormen.
Conclusie
Een goede on- en offboardingstrategie is van cruciaal belang voor het verzekeren van goede beveiliging en een soepel en efficiënt proces. Door gebruik te maken van MDM en en Automated Device Enrollment kan de on- en offboarding een belangrijke sleutel vormen in het waarborgen van de beveiliging en compliance, maar ook van een vlotte ervaring voor medewerkers, wat gezamenlijk leidt tot een sterker en succesvoller bedrijf.
DISCLAIMER
De informatie in dit artikel is bedoeld om algemene kennis te verschaffen over het gebruik van Apple-producten in een professionele omgeving. Houd er rekening mee dat het bedrijf waar je werkzaam bent, eigen beleidsregels en voorschriften kan hebben die het gebruik van bepaalde functies of software kunnen beperken. Raadpleeg altijd het IT-beleid van jouw organisatie voordat je wijzigingen aanbrengt aan bedrijfsapparatuur of -software.