Algemene voorwaarden

Datum laatste revisie: 23 September 2020

image_print

1. Ondernemingsgegevens

Hi-T BV
Adres: Maria-Henrëttalei 34, 2660 Hoboken
Email-adres: hello@hi-t.be
Telefoonnr.: 03 361 56 24
Ondernemingsnr.: 0742.521.043
RPR: Antwerpen, afdeling Antwerpen
Hierna: de “Vennootschap”

2. Toepassingsgebied

2.1. Deze algemene voorwaarden (hierna: de “Voorwaarden”) maken onlosmakelijk deel uit van alle aanbiedingen, voorstellen, offertes, bestellingen, overeenkomsten, facturen en diensten m.b.t. de levering van goederen en/of diensten door de Vennootschap aan de Klant.

2.2. Als “Klant” wordt iedere rechtspersoon bedoeld die een beroep doet op de diensten van de Vennootschap.

2.3. Door het plaatsen van een bestelling of het sluiten van een overeenkomst erkent de Klant deze Voorwaarden integraal te kennen en te aanvaarden.

2.4. Deze Voorwaarden betreffen de enige voorwaarden die van toepassing zijn tussen de Vennootschap en de Klant en vervangen alle eerder gemaakte afspraken of overeenkomsten. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk uitgesloten.

2.5. Eventuele afwijkingen op deze Voorwaarden zijn slechts geldig mits deze uitdrukkelijk en schriftelijk worden overeengekomen tussen de Vennootschap en de Klant.

2.6. De eventuele nietigheid van een of meerdere bepalingen van deze Voorwaarden tast de geldigheid van de andere bepalingen niet aan. Partijen zullen onmiddellijk en te goeder trouw onderhandelen over een geldige bepaling ter vervanging van de nietige bepaling, die zoveel als mogelijk beantwoordt aan het doel van de nietige bepaling.

2.7. De Klant aanvaardt dat elektronische communicaties en back-ups als bewijsvoering kunnen dienen.

3. Aanbod, Offerte en Aanvaarding

3.1. Elke offerte is vrijblijvend. Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, heeft elke offerte een geldigheidsduur van tien (10) kalenderdagen na de datum van de offerte en vervalt ze automatisch na het verstrijken van die termijn.

3.2. Elke offerte is gebaseerd op uitvoering van de door de Vennootschap aangeboden diensten in normale omstandigheden en op informatie, gegevens, bescheiden, e.d. verstrekt door de Klant. De Klant staat in voor de juistheid en volledigheid van de door of namens hem aan de Vennootschap verschafte informatie en andere gegevens waarop de Vennootschap haar offerte baseert.

3.3. De Vennootschap is niet gebonden door een aanbod of een offerte die op duidelijke wijze is aangetast door een vergissing of fout.

3.4. Door de plaatsing van de bestelling of de schriftelijke of elektronische bevestiging van de offerte erkent de Klant volledig geïnformeerd te zijn en te begrijpen wat er in de offerte staat.

3.5. De Vennootschap zal slechts gehouden zijn door een bestelling van de Klant, indien de Vennootschap uitdrukkelijk en schriftelijk bevestigt deze te zullen aanvaarden. De overeenkomst komt pas tot stand na aanvaarding van de bestelling door de Vennootschap.

3.6. Bestellingen opgenomen door een vertegenwoordiger, aangestelde of bediende van de Vennootschap zijn slechts geldig na schriftelijke bevestiging door een bevoegd persoon die de Vennootschap hiertoe kan verbinden.

3.7. Na de totstandkoming van de overeenkomst, en in voorkomend geval, voert de Vennootschap een volledige scan uit van de IT-infrastructuur van de Klant. De Vennootschap zal die gegevens opslaan in een digitaal dossier (het “Digitaal Dossier”), dat zij voor iedere Klant zal aanleggen en dat zij zal gebruiken als basis voor de verdere dienstverlening aan de Klant.

4. Levering, Termijnen en Uitvoering

4.1. De ondertekening door de Klant van de leveringsbon houdt de (op)levering en aanvaarding in van het geleverde goed of de geleverde dienst.

4.2. Het risico m.b.t. de goederen gaat over op de Klant op het ogenblik van de levering ervan. Het risico m.b.t. de diensten gaat over op de Klant bij de oplevering of aanvaarding ervan. Wanneer de Klant de leveringsbon niet ondertekent, gaat het risico over vanaf de dag waarop de Vennootschap het goed heeft geleverd of de uitvoering van de diensten aankondigt.

4.3. De geleverde goederen blijven eigendom van de Vennootschap tot de volledige betaling van de verkoopprijs, in voorkomend geval vermeerderd met de kosten en de interesten.

4.4. Klachten m.b.t. de levering zullen slechts in behandeling worden genomen indien zij schriftelijk worden ingediend uiterlijk 5 dagen na de werkelijke ontvangst van de goederen op het door de Klant aangeduide adres. Geen enkele klacht of betwisting machtigt de Klant tot opschorting van betaling.

4.5. De Vennootschap behoudt zich het recht voor om tijdens de levering bepaalde technische verbeteringen of aanpassingen naar beste vermogen uit te voeren op bestelde goederen of diensten voor zover dit geen aanzienlijke wijzigingen met zich meebrengt of voor zover dit noodzakelijk is. Indien bij de uitvoering van de diensten blijkt dat de offerte technisch gezien niet kan uitgevoerd worden, is de Vennootschap niet gehouden tot uitvoering en kan deze geannuleerd worden, zonder enige schadevergoeding.

4.6. De Vennootschap verbindt er zich toe om binnen binnen een redelijke termijn te reageren op meldingen die zij krijgt tijdens kantooruren (van 9u tot 17u) op het telefoonnummer 03 361 46 79 of via e-mail op help@hi-t.be.

4.7. De Vennootschap heeft het recht om voor de uitvoering van bepaalde diensten beroep te doen op derden, zonder dat hiertoe toestemming van of melding aan de Klant vereist is.

4.8. De leveringstermijnen, technische gegevens of andere elementen worden slechts bij benadering opgegeven en zijn niet-bindend voor de Vennootschap, zodat eventuele vertragingen of aanpassingen in de levering nooit aanleiding kunnen geven tot een schadevergoeding of annulering van de bestelling.

4.9. Indien geplande interventies niet kunnen doorgaan omwille van de Klant, dient de Klant de Vennootschap hiervan minstens 24u op voorhand te verwittigen via e-mail op help@hi-t.be. Indien een herziening van de planning alsdan niet meer mogelijk is, zal het dagtarief, zoals aangegeven in de goedgekeurde offerte, gefactureerd worden.

4.10. De Klant verklaart volledig door de Vennootschap te zijn geïnformeerd over de toepassings- en gebruiksvoorwaarden van de geleverde producten/diensten. De Klant aanvaardt de toepassing van een ‘Fair Use’-policy op de diensten die door de Vennootschap aan hem verstrekt worden. Bij overmatig gebruik of misbruik, houdt de Vennootschap zich het recht voor om de overeenkomst eenzijdig en definitief te beëindigen.

5. Prijzen, Facturen en Betalingen

5.1. Alle prijzen zijn uitgedrukt in EURO en zijn exclusief btw en andere heffingen en taksen die van overheidswege worden opgelegd.

5.2. Behoudens andersluidende bepalingen in de offerte, worden de goederen aangerekend aan vaste prijzen en de diensten uitgevoerd in regie aan uur- of dagtarieven of aan de in de offerte vermelde vaste prijs. Andere kosten worden bijkomend en afzonderlijk in rekening gebracht.

5.3. De Vennootschap heeft het recht om de prijzen jaarlijks, op 1 januari, te verhogen, in functie van een wijziging in de arbeids- of productiekosten (bv. lonen, energiekosten, grondstoffen, e.d.). De Vennootschap zal de Klant daarvan in kennis stellen. Bij gebrek aan protest van de Klant binnen een termijn 7 dagen na de kennisgeving daarvan, wordt deze prijsherziening aanvaard. Als de klant niet aanvaardt, kan hij de overeenkomst met een opzeg van 0 dagen beëindigen. Vooruitbetaalde diensten, producten en licenties worden niet terugbetaald.

5.4. Alle facturen worden digitaal naar de Klant verstuurd en zijn betaalbaar op het adres van de maatschappelijke zetel, op de vervaldag en het rekeningnummer zoals vermeld op de facturen. Eventuele wijzigingen in het e-mailadres van de Klant moeten tijdig aan de Vennootschap worden gemeld, bij gebreke waaraan de Vennootschap administratieve kosten kan doorrekenen.

5.5. Aangestelden zijn niet bevoegd om betalingen te ontvangen. Er kan voor de aanvang en lopende de uitvoering van de opdracht één of meerdere voorschotten gevraagd worden in de vorm van een vast tarief of op basis van een uur- of dagtarief. Deze voorschotten worden in mindering gebracht bij de eindafrekening.

5.6. Behoudens andersluidende overeenkomst zijn de facturen betaalbaar binnen een termijn van 15 dagen te rekenen vanaf de dag volgend op de datum vermeld op de factuur.

5.7. Klachten met betrekking tot de factuur moeten, op straffe van verval, per aangetekend schrijven en op gemotiveerde wijze worden geprotesteerd binnen de 7 dagen na de ontvangst ervan. Zo niet, wordt de factuur geacht definitief aanvaard te zijn.

5.8. Bij niet-betaling op de vervaldag is de Klant van rechtswege en zonder verdere ingebrekestelling een interest verschuldigd van 6% op het totaalbedrag van de factuur op jaarbasis. Bovendien is de klant bij gehele of gedeeltelijke niet-betaling van een factuur binnen de maand na de vervaldag van rechtswege en zonder verdere ingebrekestelling een schadevergoeding verschuldigd van 10% op het totaalbedrag van de factuur met een minimum van 250 EUR.

5.9. Bij niet-betaling op vervaldag (i) heeft de Vennootschap het recht om haar verbintenissen op te schorten en om deze en alle andere (lopende) overeenkomsten met de Klant te beëindigen en (ii) wordt het verschuldigde saldo van alle andere, zelfs nog niet vervallen, facturen onmiddellijk opeisbaar.

5.10. De Klant verbindt er zich toe om in geval van laattijdige betaling van facturen, de Vennootschap, zonder voorafgaande ingebrekestelling, de geleverde goederen onmiddellijk opnieuw in bezit te laten nemen, de Vennootschap daarvoor toegang te verschaffen tot zijn lokalen en alle verplaatsingskosten te dragen.

6. Plichten van de Klant

6.1. De Klant stelt tijdig alle informatie en documenten noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht ter beschikking van de Vennootschap en zal op de vereiste wijze meewerken aan de uitvoering van de opdracht, in overeenstemming met de toepasselijke regels en wetgeving.

6.2. De Klant dient in het bezit te zijn van de nodige licenties voor alle software die door hem worden gebruikt, eveneens software van derden. De Klant zal de Vennootschap steeds vrijwaren voor alle mogelijk vorderingen van derden m.b.t. deze software. De Klant zorgt er tevens voor dat zijn hardware voldoet aan de minimumvereisten die de Vennootschap aangeeft.

6.3. De Klant verbindt zich ertoe de aangestelde van de Vennootschap die belast is met de uitvoering van de prestaties tijdens de gewone werkuren en volgens de toegangsregels van het bedrijf van de Klant toegang te verschaffen tot alle ruimtes, installaties (hardware, software, netwerken enz.) en middelen die noodzakelijk zijn om de Vennootschap toe te laten de prestaties op voorgeschreven wijze uit te voeren. Indien de Klant deze verplichtingen niet nakomt zal de termijn verlengd worden en kan de prijs eveneens aangepast worden.

7. Overmacht

7.1. De Vennootschap is niet gehouden tot nakoming van haar contractuele verplichtingen wanneer de uitvoering daarvan onmogelijk is geworden. In elk geval kan de Vennootschap niet aansprakelijk worden gesteld voor het niet-nakomen van haar contractuele verplichtingen of de daaruit voortvloeiende schade van de Klant, ten gevolge van stakingen of andere omstandigheden, zoals terrorisme, pandemiën, brand, opstand, tekort aan vervoermiddelen, algemene schaarste aan grondstoffen, beperkingen in het energieverbruik, storing van internet, computernetwerk- of telecommunicatiediensten, overmacht van toeleveranciers van de Vennootschap.

7.2. Indien de overmachtsituatie langer duurt of dreigt te duren dan 10 werkdagen, dan heeft de Vennootschap van rechtswege het recht om de overeenkomst onmiddellijk bij aangetekende brief te ontbinden, zonder een voorafgaand beroep te doen op een rechter en zonder enige schadeloosstelling. In zo’n geval zal de Vennootschap recht hebben op de betaling door de Klant van alle reeds geleverde goederen of diensten en van de kosten die reeds gemaakt werden met het oog op de uitvoering van de overeenkomst, en dit tot en met het zich voordoen van de overmachtsituatie.

7.3. De niet-nakoming door de Vennootschap van haar contractuele verplichtingen als gevolg van zulke overmachtsituaties is geen grond tot verbreking, ontbinding of opschorting van de uitvoering van de overeenkomst door de Klant, noch geeft dit het recht aan de Klant op prijsvermindering of schadevergoeding.

8. Annulering

8.1. Annulering is enkel mogelijk voor consultancy-opdrachten. Bestelde hardware en software zal altijd worden gefactureerd.

8.2. Annulering dient bij aangetekend schrijven of via e-mail aan hello@hi-t.be te gebeuren.

9. Waarborgen

9.1. Alle contractuele verplichtingen van de Vennootschap zijn inspanningsverbintenissen en zullen naar beste vermogen worden uitgevoerd.

9.2. De Klant zal steeds de nodige maatregelen treffen om de integriteit, de veiligheid en het onderhoud van de software, de hardware en alle andere materialen te vrijwaren.

9.3. In geval van een vermeende slechte werking van de goederen of diensten zal de Klant actief meewerken aan alle onderzoeken die als doel hebben de oorzaak ervan te achterhalen en alle maatregelen treffen om bewijzen veilig te stellen die relevant kunnen zijn.

9.4. Alle goederen of diensten die aan de Klant geleverd worden door een onderaannemer van de Vennootschap of die aan de Vennootschap door een derde geleverd worden en die de Vennootschap op haar beurt aan de Klant levert, zijn enkel onderworpen aan de waarborg- en aansprakelijkheidsvoorwaarden die gelden tussen deze onderaannemer of derde en de Vennootschap.

9.5. De Vennootschap is enkel aansprakelijk voor een gebrek in het geleverde goed of de geleverde dienst dat bestaat op het ogenblik van de levering en dat zich manifesteert binnen een termijn van 2 maanden te rekenen vanaf de levering. In geval van een gebrek heeft de Klant geen recht op een schadevergoeding. De Klant heeft enkel recht op het kosteloze herstel van het goed of de dienst of de kosteloze vervanging van het goed of de dienst, naar keuze van de Vennootschap. Indien de kosteloze vervanging of verbetering onmogelijk of buiten verhouding is, heeft de Klant enkel het recht om een passende prijsvermindering te eisen.

9.6. Zonder het voorgaande te beperken, verklaart of waarborgt de Vennootschap niet (i) dat de Klant of de gebruiker wordt gevrijwaard tegen vorderingen ingevolge inbreuken op intellectuele eigendomsrechten; (ii) dat de geleverde diensten zullen blijven draaien zonder onderbreking of fout(en); en (iii) dat de geleverde diensten vrij zullen zijn en blijven van hacking of enige, andere ongeautoriseerde inbraak, of dat de gegevens niet kunnen worden beschadigd door een virus of enige, andere malware.

10. Aansprakelijkheid

10.1. De Vennootschap is slechts gehouden tot vrijwaring van enige rechtstreekse schade, met uitsluiting dus voor enige gevolgschade of enige indirecte schade of verlies, verlies van gegevens, recuperatie van gegevens, winst, inkomsten, omzet of andere financiële of commerciële verliezen, ongeacht of deze voortvloeit uit de niet-naleving van haar verplichtingen. De Vennootschap is tevens niet aansprakelijk voor schade die niet uitsluitend en direct toewijsbaar is aan de Vennootschap.

10.2. In elk geval is de aansprakelijkheid van de Vennootschap ten aanzien van de Klant beperkt tot 2500 EUR per voorval en maximaal tot de totale waarde van de overeenkomst (excl. btw, heffingen en taksen).

10.3. Indien de overeenkomst hoofdzakelijk een duurovereenkomst is met een duur van meer dan één jaar, wordt de voor de overeenkomst bedongen prijs gesteld op 5000 EUR.

10.4. In geen geval zal de totale aansprakelijkheid van de Vennootschap voor schade, uit welke hoofde dan ook, echter meer bedragen dan 5000 EUR.

11. Duur, Beëindiging en Ontbinding

11.1. De duur van de overeenkomst is in beginsel tot het einde van het project, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk een andere duurtijd werd overeengekomen.

11.2. In geval van een overeenkomst van bepaalde duur zal deze telkens stilzwijgend verlengd worden voor een nieuwe duur die gelijk is aan de oorspronkelijk bepaalde duur, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. Iedere partij kan deze stilzwijgende verlenging verhinderen door middel van een opzegging bij het verstrijken van de duur. De opzegging gebeurt verplicht door middel van een aangetekend schrijven of via e-mail aan hello@hi-t.be ten laatste 1 maand voor het verstrijken van de duur van deze overeenkomst.

11.3. In geval van een overeenkomst van onbepaalde duur hebben zowel de Vennootschap als de Klant het recht om de overeenkomst te allen tijde eenzijdig per aangetekend schrijven of per e-mail te beëindigen mits inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand, beginnende de dag volgend op de dag van de redelijkerwijze kennisname van inhoud van de aangetekende brief of e-mail door de andere partij.

11.4. Aan het einde van de opzegtermijn organiseert de Vennootschap een exitgesprek met de Klant. Op die afgesproken datum zal de Vennootschap alle accounts resetten, alle documenten en data uit het Digitaal Dossier aan de Klant overhandigen en dit dossier op haar server vernietigen. Bijkomende werkzaamheden worden aan de op dat moment geldende uur- of dagtarieven in regie verrekend (de “Offboarding procedure”).

11.5. Elke partij kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang ontbinden indien de andere partij op toerekenbare en zwaarwichtige of herhaaldelijke wijze inbreuk maakt op de verplichtingen eigen aan deze overeenkomst. Tekortkomingen aan de betalingsverplichting en de medewerkingsverplichting door de Klant worden als zwaarwichtige tekortkomingen beschouwd. Een onmiddellijke beëindiging is slechts mogelijk nadat de in gebreke blijvende partij een remediëringstermijn van 30 dagen is gegeven om toch aan zijn verplichtingen te voldoen, na aangetekende ingebrekestelling. De beëindiging laat de mogelijkheid onverlet om verdere rechten uit te oefenen voor de schade geleden ten gevolge van een inbreuk.

11.6. Indien één van de partijen niet meer aan de verplichtingen van de overeenkomst kan voldoen ten gevolge van een staat van faillissement of gerechtelijke reorganisatie of enige andere aantasting van de kredietwaardigheid, dan heeft elke partij het recht om de overeenkomst onmiddellijk, eenzijdig en zonder meer te beëindigen door middel van een aangetekend schrijven.

12. Vertrouwelijke informatie

12.1. De partijen zullen alle informatie, mondeling of schriftelijk verkregen, in gelijk welke vorm ook, waarvan redelijkerwijze aangenomen kan worden dat zij vertrouwelijk is, strikt vertrouwelijk behandelen en deze niet bekendmaken aan derden zonder de voorafgaande, uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de andere partij, tenzij in geval dit verplicht is door de wet of gerechtelijke instanties. In dit laatste geval zal de bekendmakende partij de andere partij onmiddellijk inlichten.

12.2. De Vennootschap zal het recht hebben om het bestaan van de overeenkomst met de Klant bekend te maken voor publiciteits- en andere commerciële doeleinden.

13. Intellectuele eigendomsrechten en dataprotectie

13.1. Elk intellectueel, industrieel of ander eigendomsrecht (ongeacht of dit geregistreerd is of niet) op werken, goederen of diensten die in eigendom zijn van, gebruikt zijn of gecreëerd zijn door de Vennootschap, haar werknemers, consultants of onderaannemers in het kader van de uitvoering van de overeenkomst (inclusief software, materiaal, technologie, vaardigheden, knowhow en informatie over het gebruik ervan), blijft de exclusieve eigendom of in gebruik van de Vennootschap en/of haar licentiegevers, al naargelang het geval. De levering van goederen en/of diensten door de Vennootschap aan de Klant houdt geen enkele overdracht in van enig zulk recht. De vergoedingen betaald door de Klant houden geen betaling in voor de overdracht van enig zulk recht.

13.2. Indien de Klant een gebruikslicentie verwerft van de Vennootschap of via de Vennootschap van een derde partij, mag de Klant dit enkel gebruiken overeenkomstig de voorwaarden van deze gebruikslicentie.

13.3. In geval de Klant zelf materiaal aanreikt, zoals software, teksten, beelden, etc. in het kader van de uitvoering van de opdracht garandeert de Klant dat het gebruik hiervan geen inbreuk maakt op enige intellectuele eigendomsrechten.

13.4. Indien de partijen toch uitdrukkelijk en schriftelijk de overdracht van enige intellectuele rechten overeengekomen zijn, dan zullen de afspraken hieromtrent tussen de Klant en de Vennootschap het voorwerp uitmaken van een afzonderlijke en schriftelijke overeenkomst.

13.5. De Vennootschap zal per Klant een Digitaal Dossier aanleggen, in lijn met de toepasselijke wettelijke bepalingen. De Vennootschap zal hierin alle data van de Klant verwerken en bewaren, met oog op het uitvoeren van de overeenkomst. De Vennootschap zal dit dossier na de beëindiging van de overeenkomst aan de Klant overhandigen en het dossier op haar server vernietigen tijdens de Offboarding procedure.

13.6. Voor zover de Klant persoonsgebonden data door de Vennootschap laat verwerken, is de Vennootschap louter een ‘verwerker’ van deze gegevens. De Klant blijft de ‘verantwoordelijke’ van deze persoonsgegevens en staat in voor de instructies die de Klant aan de Vennootschap geeft. De Klant dient in deze zin de Wet Verwerking Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming integraal na te leven.

13.7. De voorwaarden en modaliteiten op basis waarvan de Vennootschap als ‘verwerker’ van persoonsgegevens voor de Klant optreedt, worden, voor zover van toepassing, gespecifieerd in een afzonderlijke met de Klant te sluiten verwerkersovereenkomst.

13.8. De Vennootschap kan de contactgegevens van de contactpersonen die de Klant opgeeft, verwerken voor beheer- en marketingdoeleinden, en dienen om de overeenkomst met de Klant uit te voeren.

14. Niet-afwerving

14.1. Tijdens de duur van de overeenkomst evenals één jaar na het einde daarvan zal de Klant geen medewerkers, consultants, vertegenwoordigers of onderaannemers van de Vennootschap of haar personeel, die betrokken zijn of zijn geweest bij de uitvoering van de overeenkomst, ongeacht hun statuut, in dienst nemen dan wel anderszins, direct of indirect, voor zich of een groepsonderneming laten werken, tenzij met voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij. Aan dergelijke toestemming kunnen voorwaarden zijn verbonden.

14.2. Indien de Klant dit artikel schendt, zal hij per schending automatisch en van rechtswege gehouden zijn tot een forfaitaire schadevergoeding gelijk aan het totale brutoloon van de betrokken werknemer, consultant, vertegenwoordiger of onderaannemer over een periode van 12 maanden voorafgaand aan de niet-naleving van dit artikel door de Klant, wat de partijen beschouwen als een inschatting van de redelijke schade die voortvloeit uit een schending van dit artikel.

15. Toepasselijk recht en bevoegde rechtsmacht

15.1. Deze Voorwaarden en eender welke andere contractuele bepalingen tussen de Vennootschap en de Klant worden beheerst door het Belgisch recht.

15.2. Elk geschil zal exclusief beslecht worden door de rechtbanken te Antwerpen.