Een overvolle inbox is een risico: meer gevoelige data, meer kans op lekken en trager zoeken. Bewaar enkel wat nodig is.
Stel je voor Een groeiend consultancybedrijf wordt dagelijks overspoeld met mails van klanten, partners en leveranciers. Er worden duizenden mails bewaard, en de opslag loopt langzaam vol. Tijd om extra opslag bij te kopen? Of toch niet?
Wereldwijd gebruiken 4,4 miljard mensen e-mail. Samen versturen ze dagelijks zo'n 347,3 miljard mails, en gemiddeld ontvangt iemand er 121 per dag. E-mail is onmisbaar, maar het bewaren van te veel mails heeft gevolgen die vaak over het hoofd worden gezien: technisch, economisch, ecologisch en voor je veiligheid.
Een grote mailbox wordt trager: openen en zoeken duurt langer, en je mailprogramma reageert minder vlot. Ook je computer kan trager worden, en het continu synchroniseren van een grote mailbox kost batterij op je Mac, iPhone of iPad.
Overtollige opslag kost geld: licenties voor extra opslag, maar ook back-ups van je mailomgeving. Een goede back-up kost al snel 2 tot 5 euro per GB. Sla je belangrijke bestanden op in de cloud voor je de mail verwijdert, dan zijn ze bovendien beter georganiseerd en makkelijker terug te vinden.
Mails opslaan in datacenters kost veel energie. Datacenters zijn wereldwijd goed voor ongeveer 2% van de CO2-uitstoot, ook door de koeling van de servers. Wie enkel de echt nodige mails bewaart, verkleint de ecologische voetafdruk van zijn organisatie.
Mails bevatten vaak bedrijfsgegevens en bijlagen. Daarom is e-mail een van de belangrijkste doelwitten van hackers. Bovendien hebben sommige externe applicaties toegang tot je mailbox. Download belangrijke bijlagen en berichten naar een goed beveiligde cloudomgeving, en verwijder of archiveer de mail daarna.
Bron: Carbon Literacy, The carbon cost of an email
Kort samengevat
Een overvolle mailbox maakt systemen trager en back-ups duurder Gevoelige bijlagen horen in een beveiligde cloudomgeving, niet in je inbox Archiveer wat je moet bewaren, verwijder de rest
De informatie in dit artikel is bedoeld als algemene kennis over het gebruik van Apple-producten in een professionele omgeving. Je organisatie kan eigen beleidsregels hebben die bepaalde functies of software beperken. Raadpleeg altijd het IT-beleid van je organisatie voor je iets wijzigt aan bedrijfsapparatuur of -software.
