Waarom stuur je beter geen massamails vanuit je e-mailsysteem voor dagelijks gebruik?

STEL JE VOOR: De feestdagen komen eraan, dus je wilt je klanten een mail sturen om hen goede dagen te wensen. Je opent je Outlook, schrijft de mail, zet er nog een leuk plaatje bij en verstuurt de massamails naar al je relaties. Iedereen netjes in de BCC natuurlijk, om privacybreuk te voorkomen. Vervolgens open je je mail weer om een berichtje naar je collega te tikken. Wanneer je op verzenden klikt, krijg je een foutmelding: “421. Sorry, you have temporarily been blacklisted.”

Het lijkt onschuldig; een massamail versturen naar je gehele klantenbestand zonder gebruik te maken van een e-mailmarketingplatform. Zo onschuldig is het niet. Sterker nog, het kan heel wat problemen veroorzaken, technisch: want het is vervelend als je geen mail kunt verzenden, maar ook voor je bedrijfsveiligheid.

Wat is het probleem?

E-mailproviders zoals Outlook of Gmail zijn ontworpen voor het versturen, ontvangen en beheren van e-mails. Ze zijn geschikt voor het beheren van een basiscontactenbestand, agenda en berichten tussen individuen of kleine groepen mensen. Ze zijn niet geschikt voor het uitgebreid organiseren van klantgegevens of het uitvoeren van een marketingcampagne. Ook voor het versturen van een massamail om iedereen goede feestdagen te wensen, zijn ze helaas dus niet geschikt. Gebruik je toch je e-mailprovider voor het versturen van dergelijke massamails, dan zal dit al snel tot problemen leiden.

Hoe zit het dan met mail merge?

Mail merge, ook wel afdruk samenvoegen, is een optie in Outlook waarmee je een mail naar een lijst mensen kunt sturen. Hierbij plaats je de tekst voor je mail in een Word-document en maak je een Excel-bestand met alle contacten naar wie je de mail wilt versturen. Mail merge combineert deze twee bestanden en stuurt zo een mail naar de lijst met contacten. Erg gemakkelijk, want zo hoef je niet één voor één de contactgegevens in te vullen.

Je zou misschien denken dat mail merge juist gemaakt is voor het versturen van een groot aantal mails. Helaas is dit niet zo. Mail merge is bedoeld om maximaal een paar tientallen mails te versturen, maar niet geschikt voor een paar honderd mails. Doe je dat wel, dan kan Microsoft je mailbox blokkeren om zo het systeem te beveiligen.

Een e-mailmarketingplatform neemt verschillende maatregelen om dit te voorkomen, zoals het verzenden van de mails in kleine batches, authenticatiemaatregelen waardoor de mails voldoen aan de regels van grote e-mailsystemen zoals Google en Microsoft, en de optie om je af te melden. Hierdoor voorkom je dat de e-mailsystemen je mails als spam of potentieel gevaarlijk beschouwen en dat ontvangers je e-mails als spam markeren. Dit laatste is belangrijk omdat, als mensen jouw e-mail als spam markeren, dit je reputatiescore bij de e-mailproviders schaadt waardoor je sneller geblacklist zult worden.

Veiligheid van massamails

Naast het beschadigen van je reputatie bij je provider, verhoogt het gebruik van een regulier e-mailsysteem voor massamails ook het risico op beveiligingsproblemen, zoals gegevenslekken of misbruik van je contacten. Reguliere e-mailclients zijn meestal niet ontworpen voor het efficiënt beheren van grote hoeveelheden ontvangers en kunnen kwetsbaar zijn voor aanvallen, zoals spoofing of phishing. Als bedrijf kun je gemakkelijk vele duizenden klanten, contacten en leads beheren. Een regulier e-mailsysteem is hier simpelweg niet voor ingericht. Een e-mailmarketingplatform beschermt de contactgegevens van je klanten zodat je die veilig kunt beheren.

Privacy

In lijn met het vorige punt, kan het zijn dat je compliance- en privacywetgeving schendt wanneer je een massamail vanuit je gewone mailbox verstuurt. Massamails kunnen onderhevig zijn aan wetten zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in de EU. Wanneer je je reguliere e-mailsysteem gebruikt om deze mails te versturen, kan het goed zijn dat je niet voldoet aan de vereisten voor het beheren van persoonsgegevens. Zo kan het zijn dat niet wordt vastgelegd dat je toestemming hebt voor het versturen van de mails of dat ontvangers niet de mogelijkheid hebben om zich af te melden voor toekomstige e-mails.

Limiet

Er is nog een probleem met het versturen van massamails aan de kant van de e-mailprovider. De meeste e-mailproviders, zoals Gmail of Outlook, hebben namelijk limieten voor het aantal e-mails dat je per dag kunt verzenden. Als je massamails verstuurt, kan dit er al snel voor zorgen dat je deze limieten overschrijdt. Als gevolg kun je soms tijdelijk je e-mailaccount niet gebruiken voor andere doeleinden zoals het versturen van een individuele mail naar een collega of klant.

Massamails personaliseren

Ten slotte is er nog een hele andere kant van het probleem: door geen gebruik te maken van een professionele e-mailmarketingplatform, mis je de mogelijkheid om mails te personaliseren en te tracken. Professionele e-mailmarketingtools zijn ontworpen om massamails te versturen met mogelijkheden voor personalisatie, zoals het adresseren van ontvangers bij naam of het segmenteren van de doelgroep. Zo kun je je mails personaliseren waardoor ze goed aansluiten op de lezer en meer gewaardeerd worden. Ook bieden ze gedetailleerde tracking van open- en klikpercentages, wat belangrijk is voor het meten van de effectiviteit van je campagnes. Een regulier e-mailsysteem biedt deze mogelijkheden niet, waardoor je minder inzicht hebt in het succes van je communicatie.

Al met al voldoende reden om dus niet langer je bedrijfscommunicatie naar klanten via je e-mailprovider te laten lopen en in plaats daarvan een e-mailmarketingplatform aan te schaffen. Er zijn voldoende laagdrempelige opties waarmee het een relatief simpele stap vormt voor het verbeteren van de veiligheid en continuïteit van je bedrijf.