STEL JE VOOR dat een groeiend consultancybedrijf dagelijks wordt overspoeld met e-mails van klanten, partners en leveranciers. Medewerkers communiceren voortdurend via e-mail, wat leidt tot een exponentiële groei van opgeslagen berichten. Met duizenden opgeslagen e-mails begint de opslagcapaciteit voor e-mails langzaam vol te lopen. Tijd om extra dataopslag bij te kopen. Of toch niet?
Wereldwijd maken 4,4 miljard mensen actief gebruik van een e-mailaccount. Gezamenlijk sturen zij dagelijks circa 347,3 miljard e-mails en ontvangen gemiddeld 121 e-mails per dag! E-mail is dan ook een onmisbaar communicatiemiddel geworden, zowel in ons persoonlijke als professionele leven. Het gemak en de snelheid waarmee we informatie kunnen delen, hebben e-mail tot een van de meest gebruikte communicatievormen gemaakt. Echter, met deze gemakken komt ook een uitdaging die vaak over het hoofd wordt gezien: de impact van het bewaren van te veel e-mails. Dit artikel duikt in de redenen waarom je niet elke mail bewaart, met onverwachte gevolgen van overvolle inboxen, waarbij de technische, economische, ecologische en productiviteitsaspecten worden belicht. We zullen zien hoe een overvloed aan e-mails niet alleen invloed heeft op onze digitale omgeving, maar ook op onze financiële middelen en zelfs op het milieu.
Technische aspecten
Het opslaan van grote hoeveelheden e-mails kan technische problemen veroorzaken. Om te beginnen kan het ervoor zorgen dat je mailbox zelf trager wordt. Hierdoor kost het openen van en zoeken in de inbox meer tijd, nemen zoekopdrachten meer tijd in beslag en vermindert de responsiviteit van je e-mailprogramma. Maar een grote inbox kan ook de snelheid en efficiëntie van je computer verminderen, waardoor wederom de snelheid en het algemeen functioneren van je e-mailapp vermindert. Bovendien vraagt het continu synchroniseren van een grote mailbox ook veel vermogen, wat impact heeft op de batterij van je Mac, iPhone of iPad. Al met al zorgt elke mail bewaren er dus voor dat je e-mailprogramma en apparaten minder efficiënt werken.
Economische impact
Economisch gezien vertegenwoordigt overtollige e-mailopslag verborgen kosten. Deze omvatten directe kosten zoals licenties voor extra opslagcapaciteit, maar ook indirecte kosten voor back-ups van de e-mailomgeving. Een goede back-up van je data kost bijvoorbeeld al snel €2-€5 per GB. Bovendien kan zuiniger omgaan met het opslaan van e-mails ook een stimulans zijn voor werknemers om zich uit te schrijven voor spam en overbodige nieuwsbrieven (dat scheelt weer opruimwerk!). Door belangrijke (klant)bestanden uit de mail te downloaden en in de cloud op te slaan alvorens de mail te verwijderen, zijn gegevens beter georganiseerd en makkelijker vindbaar. Zo zorgt een opgeruimde inbox voor minder afleiding en een efficiëntere werkomgeving.
Ecologische overwegingen
Ook op ecologisch vlak heeft de opslag een minder zichtbare, maar toch belangrijke impact. Aan de ene kant kost het versturen van een e-mail energie, maar ook het opslaan van een e-mail in datacenters kost aanzienlijke hoeveelheden energie. Datacenters zorgen wereldwijd zelfs voor circa 2% van de CO2-uitstoot. Deze uitstoot is niet alleen een gevolg van de opslag zelf, maar ook van koelsystemen om servers operationeel te houden. Met een gemiddelde grootte van 75 kilobytes per e-mail en de verwachting dat er in 2024 ruim 360 miljard e-mails verstuurd zullen worden, kun je inschatten hoeveel opslagruimte het kost als al deze mails bewaard worden. Door alleen de écht nodige e-mails op te slaan, verminder je dus de ecologische voetafdruk van je organisatie.
Veiligheidsoverwegingen
E-mails bevatten vaak niet alleen algemene boodschappen maar ook belangrijke bedrijfsgegevens en bijlagen. E-mail is daarom niet voor niets één van de belangrijkste doelwitten van hackers. Hoewel je natuurlijk sowieso op een veilige manier moet communiceren, draagt ook het verwijderen van e-mails bij aan het veilig houden van je bedrijfsgegevens. Vaak wordt bovendien vergeten dat ook sommige applicaties van externe partijen toegang hebben tot je e-mail. Dit is een extra reden om gevoelige bedrijfsgegevens niet in je mailbox op te slaan waar ze makkelijk gevonden kunnen worden door derden. Download daarom belangrijke bijlagen en berichten uit je inbox en sla ze op in een goed beveiligde cloudomgeving. Verwijder de e-mail vervolgens of archiveer hem als dat echt noodzakelijk is
Do’s and don’ts
Al met al is er genoeg reden om niet langer vast te houden aan die uitpuilende mailbox en er eens goed de bezem doorheen te halen. We geven daarom graag enkele vuistregels mee voor een gezonde mailbox:
- Schrijf je uit voor nieuwsbrieven en reclame die je niet leest
- Hou je inbox zo leeg mogelijk
- Hou alleen mails bij die je absoluut moet behouden
- Archiveer e-mails die je wel wil bewaren
- Gebruik automatische archivering indien beschikbaar
- Gebruik e-mailfilters om je inbox automatisch opgeruimd te houden
- Leeg periodiek de prullenmand of activeer automatisch leegmaken
- Stuur documenten zoveel mogelijk als link en niet als bijlage bij je e-mail
- Stuur e-mails alleen naar mensen die echt betrokken moeten zijn bij de uitwisseling en gebruik bij voorkeur de bcc-optie zodat er maar één kopie van de mail verstuurd wordt
DISCLAIMER
De informatie in dit artikel is bedoeld om algemene kennis te verschaffen over het gebruik van Apple-producten in een professionele omgeving. Houd er rekening mee dat het bedrijf waar je werkzaam bent, eigen beleidsregels en voorschriften kan hebben die het gebruik van bepaalde functies of software kunnen beperken. Raadpleeg altijd het IT-beleid van jouw organisatie voordat je wijzigingen aanbrengt aan bedrijfsapparatuur of -software.